Sedang mencari contoh invoice penagihan yang bisa langsung dijadikan referensi? Kuncinya ada pada format yang jelas, rincian tagihan yang akurat, dan tanggal jatuh tempo yang tegas.
Contoh penagihan invoice berikut dilengkapi dengan komponen penting dan cara membuatnya untuk kebutuhan transaksi bisnis, mulai dari penjualan barang hingga jasa.
Apa Itu Invoice Penagihan dan Apa Fungsinya untuk Bisnis?
Invoice penagihan adalah dokumen yang digunakan oleh penjual (supplier) kepada pembeli (buyer) untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan.
Invoice sebagai acuan bagi supplier untuk menagih pembayaran dan bagi buyer untuk memeriksa rincian tagihan sebelum melakukan pembayaran.
Proses bisnis tersebut, invoice penagihan memiliki beberapa fungsi penting:
- Menjadi dasar penagihan pembayaran yang berisi rincian transaksi dan jumlah tagihan yang harus dibayar pelanggan.
- Memperjelas kewajiban pembayaran dengan mencantumkan nominal, tanggal jatuh tempo, dan instruksi pembayaran.
- Membantu pencatatan piutang supaya lebih mudah dalam pencatatan tagihan yang belum dibayar.
- Membantu tim Finance mengidentifikasi invoice yang lunas, belum dibayar, atau melewati jatuh tempo.
- Menjadi acuan penagihan sekaligus membantu mencocokkan invoice dengan pembayaran yang masuk.
Agar fungsi tersebut berjalan optimal, invoice penagihan perlu memuat sejumlah informasi penting yang menjadi acuan bagi bisnis dan pelanggan dalam memproses pembayaran.
Baca juga: Biaya Transaksi Payment Gateway untuk Bisnis: Jenis Biaya dan Cara Memilihnya
Komponen yang Wajib Ada dalam Invoice Penagihan
Invoice penagihan yang baik bukan hanya mencantumkan jumlah tagihan, tapi juga memastikan buyer memahami transaksi yang ditagihkan, batas waktu pembayaran, dan cara melunasinya. Sehingga, invoice harus memuat informasi yang jelas, lengkap, dan mudah diperiksa.
Berikut komponen penting yang perlu dicantumkan dalam invoice penagihan:
| Komponen | Informasi yang dicantumkan |
| Identitas penerbit dan pelanggan | Nama bisnis, alamat, dan kontak kedua pihak. |
| Nomor dan tanggal invoice | Nomor unik dan tanggal penerbitan. |
| Rincian barang atau jasa | Deskripsi, kuantitas, harga satuan, dan subtotal. |
| Periode atau detail transaksi | Periode layanan, nama proyek, atau acara sesuai kebutuhan bisnis. |
| Subtotal dan potongan | Nilai sebelum pajak dan diskon jika ada. |
| Total tagihan | Jumlah akhir yang harus dibayar. |
| Termin atau skema pembayaran | DP, cicilan, atau periode jika ada. |
| Tanggal jatuh tempo | Batas pembayaran sesuai kesepakatan. |
| Informasi pembayaran | Metode pembayaran, rekening, atau instruksi pembayaran. |
Cara Membuat Invoice Penagihan yang Benar
Satu angka yang keliru atau informasi yang terlewat bisa membuat buyer perlu mengkonfirmasi ulang tagihan. Karena itu, setiap detail perlu diperiksa sebelum invoice dikirim.
Berikut langkah membuat invoice penagihan yang akurat:
1. Siapkan data transaksi dan pelanggan
Pastikan nama pelanggan, detail transaksi, serta kesepakatan pembayaran sudah sesuai dengan dokumen pendukung, seperti kontrak atau purchase order (PO) jika ada.
2. Buat nomor dan tanggal invoice
Gunakan nomor invoice yang unik agar setiap tagihan mudah diidentifikasi dan cantumkan tanggal penerbitan sebagai acuan pemantauan pembayaran.
3. Rincikan barang atau jasa yang ditagihkan
Tuliskan nama barang atau jasa, jumlah, harga satuan, dan subtotal secara transparan. Dengan begitu, pelanggan dapat memeriksa kesesuaian tagihan dengan transaksi yang dilakukan.
4. Hitung total tagihan dengan tepat
Pastikan seluruh komponen biaya, pajak jika berlaku, serta potongan yang disepakati sudah diperhitungkan sebelum invoice dikirim.
5. Cantumkan jatuh tempo dan instruksi pembayaran
Tentukan tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran beserta instruksi yang jelas agar buyer mengetahui cara melunasi tagihan.
6. Periksa kembali sebelum mengirim invoice
Pastikan identitas pelanggan, nominal, rincian transaksi, dan informasi pembayaran sudah benar. Setelah dikirim, catat tanggal pengiriman serta jatuh temponya untuk memudahkan pemantauan.
Langkah-langkah di atas bisa Anda lakukan saat membuat invoice secara manual. Hal ini memerlukan ketelitian ekstra karena setiap detail transaksi perlu diperiksa dan dicatat satu per satu.
Contoh Penagihan Invoice untuk Berbagai Kebutuhan Bisnis
Format invoice dapat berbeda sesuai jenis transaksi dan industri bisnis.
Berikut beberapa contoh invoice penagihan yang dapat dijadikan referensi untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis Anda:
1. Contoh Invoice Penjualan Barang
Invoice penjualan barang digunakan untuk menagih pembayaran atas barang yang telah dipesan atau dikirim kepada buyer. Format ini umum digunakan oleh supplier, distributor, dan bisnis grosir yang melakukan transaksi B2B.
2. Contoh Invoice Jasa Profesional
Invoice jasa digunakan untuk menagih pembayaran atas layanan yang diberikan kepada buyer. Jenis invoice ini dapat digunakan oleh berbagai penyedia jasa, mulai dari lembaga pendidikan dan tutor privat hingga konsultan, desainer, dan agensi kreatif.
3. Contoh Invoice Pembayaran Bertahap
Invoice pembayaran bertahap (installment) untuk menagih pembayaran yang dibagi menjadi beberapa tahap sesuai kesepakatan antara penyedia jasa dan buyer. Cocok untuk transaksi bernilai besar, termasuk pemesanan paket perjalanan melalui travel agent yang pembayarannya dibagi menjadi uang muka dan pelunasan.
4. Contoh Invoice Pembayaran Uang Muka (Down Payment)
Invoice uang muka (Down Payment) untuk menagih pembayaran awal sebelum barang diserahkan atau pekerjaan dimulai. Biasanya dipakai oleh event organizer, vendor katering, penyedia dekorasi, dan jasa lainnya yang memerlukan komitmen pembayaran di awal.
5. Contoh Invoice Berlangganan
Invoice berlangganan untuk menagih biaya layanan yang berlangsung secara berkala, baik bulanan maupun tahunan. Cocok untuk bisnis Software as a Service (SaaS), layanan digital, keanggotaan (membership), dan penyedia layanan dengan sistem berlangganan.
6. Contoh Invoice Sponsorship
Invoice sponsorship untuk menagih pembayaran atas kerja sama penyelenggaraan acara atau dukungan sponsor. Jenis invoice ini dapat digunakan oleh event organizer, penyelenggara konferensi, komunitas, maupun organisasi yang menawarkan paket sponsorship kepada perusahaan.
Kelola Invoice Lebih Praktis dengan Tagih.id
Masih membuat invoice satu per satu dan mencatat pembayaran secara manual? Kalau jumlah transaksi makin banyak, proses ini bisa menyita waktu tim Finance, mulai dari mengirim tagihan hingga memastikan pembayaran sudah diterima.
Membuat invoice dan mengelola pembayaran nggak harus selalu dilakukan secara manual. Dengan Tagih.id, bisnis dapat memanfaatkan solusi Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP) untuk mendukung proses penyampaian invoice dan pembayaran secara digital.
Tagih.id membantu bisnis mengirim ribuan invoice secara otomatis melalui email atau WhatsApp, mengirimkan reminder pembayaran, serta menyediakan beragam metode pembayaran untuk memudahkan buyer melunasi tagihan.
Selain itu, fitur OCR, tanda tangan digital, dan otomatisasi rekonsiliasi membantu menyederhanakan urusan administrasi, mulai dari pengolahan dokumen hingga proses approval. Jadi, Anda bisa menghemat waktu untuk pekerjaan yang lebih penting dan mengelola penagihan bisnis dengan lebih praktis.
Butuh solusi untuk menerima pembayaran? Tagih.id menyediakan solusi Payment Link untuk memudahkan pelanggan membayar melalui link dan Espay POS mendukung penerimaan pembayaran di toko atau outlet melalui EDC dan integrasi QRIS.
Yuk, permudah urusan invoice dan kebutuhan pembayaran bisnis Anda dengan Tagih.id
FAQ:
1. Invoice penagihan namanya apa?
Invoice penagihan disebut juga faktur penjualan atau sales invoice, yaitu dokumen yang digunakan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa.
2. Apakah invoice sama dengan penagihan?
Tidak. Invoice adalah dokumen tagihan, sedangkan penagihan adalah proses meminta pembayaran kepada pelanggan.
3. Invoice dikeluarkan oleh siapa?
Invoice biasanya diterbitkan oleh penjual, supplier, atau penyedia jasa kepada pembeli atau pelanggan sebagai permintaan pembayaran.
4. Apa yang terjadi jika invoice tidak dibayar?
Jika invoice tidak dibayar hingga jatuh tempo, tagihan dapat menjadi piutang tertunggak. Penjual dapat melakukan tindak lanjut sesuai kesepakatan dan ketentuan yang berlaku.
5. Apakah invoice sama dengan kuitansi?
Tidak. Invoice merupakan permintaan pembayaran, sedangkan kuitansi adalah bukti penerimaan uang setelah pembayaran dilakukan.
