Invoice sudah dikirim, tanggal jatuh tempo sudah lewat, tetapi pembayaran belum juga masuk? Situasi ini cukup sering terjadi dalam bisnis.
Terkadang, masalahnya bukan customer belum membayar, tetapi juga waktu follow-up yang kurang tepat, pesan penagihan yang kurang jelas, atau tindak lanjut yang tidak konsisten. Padahal, proses penagihan yang efektif dimulai dari dokumen tagihan yang jelas hingga komunikasi yang tepat.
Mulai dari memahami contoh penagihan invoice hingga menentukan waktu dan cara follow up yang tepat, setiap tahap berperan dalam membantu proses pembayaran berjalan lebih lancar.
Kenapa Penagihan Invoice Sering Tidak Berjalan Efektif?
Salah satu kendalanya adalah reminder yang tidak dilakukan secara konsisten. Saat jumlah invoice masih sedikit, tim mungkin masih bisa mengingat dan menindaklanjutinya satu per satu. Namun, ketika transaksi bertambah, semakin mudah bagi sebuah tagihan untuk terlewat.
Selain itu, penagihan juga bisa tersendat karena:
- Informasi invoice kurang jelas, seperti nominal, jatuh tempo, atau detail pembayaran.
- Invoice belum diterima atau belum dibaca oleh pihak yang bertanggung jawab.
- Status invoice tidak tercatat dengan baik, sehingga sulit mengetahui mana yang sudah dibayar.
- Follow up tidak disesuaikan dengan kondisi invoice, sehingga pelanggan bisa menerima reminder yang kurang relevan.
- Terlalu banyak proses manual, mulai dari mencari invoice, mengirim reminder, sampai mengecek pembayaran.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Menagih Invoice?
Lalu, kapan waktu yang tepat untuk mulai follow up? Kalau terlalu cepat, khawatir customer merasa terus ditagih. Namun, kalau terlalu lama menunggu, invoice bisa menumpuk dan arus kas bisnis ikut terdampak.
Supaya nggak perlu menebak-nebak kapan harus menghubungi customer, tim finance bisa membuat jadwal follow up yang jelas. Berikut contoh alur penagihan yang bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
| Waktu | Tindakan |
| 3 – 5 hari sebelum jatuh tempo | Kirim reminder berisi nomor invoice, nominal tagihan, dan jatuh tempo secara to the point. |
| Pada tanggal jatuh tempo | Konfirmasi jadwal pembayaran kepada customer. |
| Hari ke-2 setelah jatuh tempo | Kirim reminder via email atau WhatsApp. |
| Hari ke-5 setelah jatuh tempo | Kirim ulang invoice dan kepastian tanggal pembayaran. |
| Hari ke-7 setelah jatuh tempo | Hubungi customer untuk mengetahui kendala pembayaran. |
| Hari ke-10 atau sesuai kebijakan perusahaan | Eskalasi ke PIC terkait dan tindak lanjuti sesuai kesepakatan. |
Alur di atas merupakan contoh, bukan standar yang wajib diterapkan semua perusahaan. Sesuaikan frekuensi follow up dengan kebijakan internal masing-masing.
Baca juga Payment Link: Cara Praktis Menerima Pembayaran untuk Bisnis
Cara Menagih Invoice wia WhatsApp, Email, dan Surat
Cara menagih invoice perlu disesuaikan dengan kanal dan situasinya. Supaya customer tetap nyaman dan pembayaran lebih cepat ditindaklanjuti, berikut contoh pesan yang bisa Anda gunakan.
Menagih invoice via WhatsApp
WhatsApp merupakan salah satu cara yang praktis untuk follow up invoice karena lebih cepat mendapat respons. Tapi, jangan sampai setiap pesan terdengar seperti “menagih lagi”. Kuncinya ada pada pesan yang tepat untuk setiap kondisi invoice.
1. Reminder Invoice Sebelum Jatuh Tempo
Halo Bapak/Ibu [Nama], saya [Nama Anda] dari [Perusahaan Anda]. Izin mengingatkan bahwa invoice [Nomor Invoice] senilai [Nominal] akan jatuh tempo pada [Tanggal]. Mohon bantuannya untuk proses pembayaran sesuai jadwal ya. Terima kasih Pak/Bu.
2. Follow up Invoice yang Belum Dibayar
Halo Bapak/Ibu [Nama], saya ingin follow up invoice [Nomor Invoice] senilai [Nominal] yang jatuh tempo pada [Tanggal]. Apakah pembayarannya sudah diproses? Jika belum, boleh dibantu informasikan estimasi tanggal pembayarannya? Terima kasih Pak/Bu.
3. Menanyakan Kendala Pembayaran
Halo Bapak/Ibu [Nama], izin menindaklanjuti invoice [Nomor Invoice] yang masih belum terbayar. Apakah ada kendala dalam proses pembayarannya yang bisa kami bantu? Kami berharap bisa mendapatkan kepastian jadwal pembayaran. Terima kasih atas kerja samanya Pak/Bu.
Menagih invoice via Email
Email cocok untuk penagihan yang membutuhkan detail lebih lengkap dan bukti komunikasi yang mudah ditelusuri. Pastikan subject jelas, detail tagihan lengkap, dan invoice terlampir agar customer bisa langsung mengecek dan memproses pembayaran.
1. Reminder invoice sebelum jatuh tempo
Subject: Reminder Pembayaran Invoice [Nomor Invoice]
Yth. Bapak/Ibu [Nama],
Kami ingin mengingatkan bahwa invoice [Nomor Invoice] senilai [Nominal] akan jatuh tempo pada [Tanggal].
Mohon bantuannya untuk memproses pembayaran sesuai jadwal. Invoice terlampir sebagai referensi.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Best Regards,
[Nama, Posisi, & Perusahaan Anda]
2. Follow up invoice yang belum dibayar
Subject: Reminder [Nomor Invoice] – Jatuh Tempo [Tanggal]
Yth. Bapak/Ibu [Nama],
Kami ingin menindaklanjuti invoice [Nomor Invoice] senilai [Nominal] yang telah jatuh tempo pada [Tanggal], tetapi pembayarannya belum kami terima.
Mohon konfirmasi estimasi tanggal pembayarannya, agar kami dapat menyesuaikan pencatatan. Apabila sudah berhasil pembayaran, mohon untuk diabaikan email ini.
Invoice kami lampirkan kembali untuk memudahkan pengecekan.
Terima kasih atas kerja samanya.
Best Regards,
[Nama, Posisi, & Perusahaan Anda]
3. Menindaklanjuti invoice yang terlambat dibayar
Subject: Tindak Lanjut Pembayaran Invoice [Nomor Invoice]
Yth. Bapak/Ibu [Nama],
Kami ingin menindaklanjuti kembali invoice [Nomor Invoice] senilai [Nominal] yang hingga saat ini belum terselesaikan.
Mohon konfirmasi terkait kendala pembayaran, jika ada, serta kepastian jadwal pelunasannya. Apabila diperlukan, kami siap berkoordinasi untuk membantu proses penyelesaiannya.
Kami menantikan konfirmasi dari Bapak/Ibu. Terima kasih.
Best Regards,
[Nama, Posisi, & Perusahaan Anda]
Menagih invoice via Surat
Surat biasanya digunakan ketika pembayaran belum diterima setelah beberapa kali follow up atau ketika perusahaan membutuhkan dokumentasi tertulis yang lebih formal.
1. Surat penagihan pada follow up pertama
Yth. Bapak/Ibu [Nama]
[Nama Perusahaan Customer]
Dengan hormat,
Kami ingin menindaklanjuti invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] yang telah jatuh tempo pada [Tanggal], tetapi pembayarannya belum kami terima.
Kami mohon agar pembayaran dapat segera diproses. Jika terdapat kendala, kami mengharapkan konfirmasi mengenai status dan estimasi tanggal pembayaran.
Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda] – [Nama Perusahaan Anda]
2. Surat penagihan pada follow up kedua
Yth. Bapak/Ibu [Nama]
[Nama Perusahaan Customer]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] yang telah melewati tanggal jatuh tempo, kami ingin meminta konfirmasi atas status penyelesaian pembayaran tersebut.
Mohon tanggapan dan kepastian jadwal pembayaran paling lambat [Tanggal Konfirmasi], agar tindak lanjut dapat dilakukan sesuai kesepakatan dan prosedur yang berlaku.
Demikian kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda] – [Nama Perusahaan Anda]
Cara di atas masih mengandalkan follow up manual yang membutuhkan waktu dan tenaga, terutama jika jumlah invoice terus bertambah.
Dengan memanfaatkan teknologi, pengiriman invoice dan reminder pembayaran bisa dilakukan secara otomatis, sehingga tim finance tidak perlu menghubungi customer satu per satu atau mengecek status tagihan secara manual. Proses penagihan pun menjadi lebih praktis dan efisien.
Penagihan Invoice Makin Praktis Pakai Tagih.id
Mengelola penagihan invoice nggak harus repot! Dengan Tagih.id, nggak perlu lagi kirim invoice satu per satu atau repot mengingatkan customer secara manual. Tagih.id membantu bisnis mengirim ribuan invoice sekaligus melalui email atau WhatsApp, lengkap dengan reminder pembayaran otomatis agar customer nggak lupa melunasi tagihannya.
Didukung beragam metode pembayaran dan otomatisasi rekonsiliasi, proses penagihan hingga pencatatan pembayaran jadi lebih efisien. Tim finance pun bisa mengurangi pekerjaan manual dan meminimalkan risiko human error.
Masih bingung bagaimana proses penagihan invoice lewat Tagih,id? Yuk, jadwalkan demo gratis dan kenali solusinya lebih dekat!
FAQ
1. Bagaimana Jika Invoice Tetap Belum Dibayar?
Jika invoice belum dibayar setelah jatuh tempo, lakukan follow up untuk memastikan customer telah menerima invoice. Tanyakan kendala yang dihadapi serta minta kepastian tanggal pembayaran. Jika belum ada penyelesaian, lakukan eskalasi sesuai perjanjian dan kebijakan perusahaan.
2. Berapa lama jatuh tempo invoice?
Tergantung pada kesepakatan antara supplier dan buyer. Pembayaran bisa dilakukan langsung, dalam 7, 14, atau 30 hari setelah invoice diterbitkan, maupun sesuai termin pembayaran yang disepakati.
3. Invoice dikeluarkan kapan?
Biasaya invoice diterbitkan setelah barang dikirim, jasa selesai diberikan, atau ketika pembayaran sesuai termin telah jatuh tempo, bergantung pada kesepakatan transaksi. Untuk pembayaran uang muka (DP) atau berlangganan, invoice dapat diterbitkan sebelum layanan diberikan sesuai ketentuan yang berlaku.
